El cambio organizacional es constante e inevitable, las empresas deben estar preparadas para afrontar este escenario, y principalmente los equipos de trabajo y líderes, debido a que tendrán la responsabilidad de llevarlo a cabo de manera eficiente.
Cada vez que se implementa una nueva tecnología, un producto o proceso en tu empresa, es necesario planificarlo y preparar a todo los miembros involucrados.
Existen algunos roles estratégicos que deben ser asignados en el equipo al iniciar un cambio organizacional, por ejemplo, un proyecto de implementación de Software ERP o alguna modificación en el flujo de operaciones, con el objetivo de que se puedan organizar tareas, etapas y lineamientos; y todos los colaboradores puedan aprovechar las mejoras que estos cambios proporcionarán.
¿Cuáles son los roles y cuáles son sus responsabilidades en el cambio organizacional?
Para que el periodo de transición del cambio organizacional sea exitoso, requerirá de un equipo integrado de apoyo para promover el cambio. Existen 5 tipos de perfiles que necesitas asignar.
Líder del cambio
Este perfil podría ser un recurso interno que tenga experiencia en la gestión de cambios organizacionales, serán los encargados de liderar el proyecto desde una consultoría, con una visión más objetiva, haciéndose responsables del resto del equipo y de asegurar que el cambio se ejecute en los tiempos adecuados y cumpliendo con el presupuesto.
Para lograrlo, el líder creará y aplicará una metodología estructurada de gestión de cambios al proyecto. La estrategia debe ser personalizada y dará como resultado un conjunto de planes diseñados como la promoción del cambio, guía y soporte para los colaboradores, un plan efectivo de comunicación y finalmente las capacitaciones a los usuarios finales.
Promotores del cambio
Para que un proyecto se realice con éxito, necesitamos tener un un equipo de promotores activos, que partan desde arriba, a nivel corporativo; y que estén comprometidos con el proyecto al punto de lograr esa coalición con los demás miembros de la compañía.
Es un equipo de acompañamiento que tiene la responsabilidad de darle seguimiento al proceso de principio a fin, comunicar de manera efectiva las razones del cambio y sus principales beneficios; y finalmente dar soporte durante todo el proyecto.
A medida que aumenta el entusiasmo, los promotores pueden ayudar a crear grupos más comprometidos, compuestos por líderes de equipos y que estos, a su vez, logren priorizar el cambio en cada una de sus áreas.
Gestión de personas
Para cualquier cambio organizacional, necesitamos de la participación activa de los colaboradores. El factor humano es imprescindible, incluso si el cambio está relacionado con la implementación de una nueva tecnología como un sistema de gestión empresarial. ¿Has escuchado hablar de la resistencia al cambio de los equipos? Es completamente normal que los usuarios estén acostumbrados a una dinámica establecida de trabajo o a una plataforma. Perder esta familiaridad y adaptarse a una nueva, es un proceso que requiere tiempo, pero este escenario es muy común, principalmente si es que no se ejecuta un plan comunicacional adecuado.
Para muchos empleados, este puede ser un cambio abrumador e incluso desagradable, incluso si el nuevo sistema facilitará su trabajo. Aquí es donde entra el perfil a cargo de la gestión de personas, quienes son directamente responsables de explicar a cada empleado cómo afectará el cambio a sus roles y responsabilidades actuales. En otras palabras, son los más cercanos a la acción.
Ellos serán el soporte de los equipos, quienes no solo comunicarán mensajes corporativos, sino que estarán a cargo de la escucha activa y de recibir feedback de parte de los empleados.
Project Manager
Líderes y responsables de gestionar el diseño, desarrollo y entrega del proyecto. Si bien estas son actividades más relacionadas a la ejecución, también ellos están a cargo de apoyar en el procesos de adaptación y transición, asegurarse de que permanezcan en la mente de toda la organización.
Su responsabilidad se centra en dirigir y guiar los cambios en el trabajo de cada colaborador. Las soluciones que diseñan se convertirán en los nuevos flujos de trabajo. Inicialmente, el project manager trabajará de la mano del líder del proyecto para asegurarse de que el aspecto técnico del proyecto avance en un contexto de confianza, seguridad y lineamientos claros.
Usuario final
Finalmente, hablemos de las personas que se ven directamente afectadas por los cambios introducidos por nuevos procesos operacionales o por la implementación de una nueva plataforma.
Independientemente de la industria de su compañía, estas personas son el corazón y la columna vertebral de su negocio y el centro de su operación. Tener en cuenta su opinión, su percepción sobre el cambio, antes, durante y después del proyecto es el camino más adecuado. Además de brindarles las herramientas necesarias para ayudarlos en el proceso de adaptación.
La capacitación del usuario final es un aspecto principal, así como fomentar la comunicación bidireccional. Si surgen preguntas o complicaciones, los empleados deben compartir sus inquietudes para que el equipo pueda resolverlas.
El proceso de un cambio organizacional no es sencillo, pasará por etapas de miedo e incertidumbre, pero estos roles son claves para poder planificar el proyecto y lograr el éxito.
En Manager Software conocemos muy de cerca los resultados y beneficios que le da a una compañía la implementación de una nueva tecnología, como nuestros sistemas de gestión empresarial (Flexline ERP, Manager+, Rex+), creemos que es el mejor camino para que el crecimiento de una compañía sea sostenido, solo necesitas planear tu estrategia, encontrar al mejor equipo y nosotros te ayudamos a encaminar el proyecto.
