Guía práctica: cómo elegir un software contable para tu pyme

¿Qué es un software contable?

Un software contable es una aplicación informática diseñada para registrar, procesar y reportar las transacciones financieras de una empresa de manera organizada. 

En esencia, actúa como el contador digital de tu negocio.

¿Para qué sirve y cómo funciona un software contable?

El propósito principal de para qué sirven los software contables es automatizar los procesos de contabilidad de un negocio. 

Un sistema moderno no solo registra los movimientos, sino que integra áreas cruciales de tu negocio.

¿Cómo funciona un software contable?

• Captura de datos: el sistema registra cada transacción: una venta, una compra, un pago a proveedores, un ingreso de dinero, etc.
• Procesamiento automático: a diferencia de una hoja de cálculo, al ingresar un documento comercial o tributario, una solución contable genera automáticamente los asientos y registros contables correspondientes, lo que se conoce como contabilidad automática en línea.
• Generación de reportes: con la información procesada, el sistema genera reportes en tiempo real, como el Balance General, el Estado de Resultados o reportes de flujo de caja, lo que te permite generar estados financieros en cualquier minuto.

¿A qué sectores aplica?

Aunque los principios contables son universales, los sistemas modernos son flexibles y aplican a prácticamente cualquier sector: retail, servicios profesionales, manufactura, comercio electrónico y más. 

Cualquier pyme que necesite emitir facturas, gestionar cobranzas y reportar su contabilidad obtiene beneficios tangibles de su integración.

Los beneficios prácticos del sistema contable

La migración desde Excel o planillas manuales a un software contable para pymes no es solo un cambio de formato, es una inversión en la eficiencia, el control y la seguridad de tu negocio.

Facilidad de uso: de lo manual a lo intuitivo

Los sistemas modernos están diseñados con interfaces intuitivas que facilitan la automatización y el registro de transacciones como una factura de compra o una nota de venta. 

Ejemplo: en lugar de tener que traspasar manualmente documentos de ventas a la contabilidad, el ingreso de una compra o venta en el sistema genera automáticamente el registro contable correspondiente. Así, puedes realizar tus gestiones comerciales o administrativas directamente en el sistema, y la información contable queda lista para su revisión y análisis, sin pasos extra ni duplicación de tareas.

Automatización de procesos: adiós a las tareas repetitivas

En 2025, seguir gestionando las finanzas de una pyme en Excel es ineficiente y puede volverse un obstáculo para el crecimiento. Hoy, los sistemas contables modernos incorporan automatización y pueden contar con inteligencia artificial, lo que mejora su eficiencia y capacidad de procesamiento, lo que permite registrar una factura o emitir una nota de venta en tiempo reducido.

Las tareas que antes se hacían manualmente (como cargar datos, calcular impuestos o generar reportes) ahora pueden ejecutarse con pocos clics. Esto no solo ahorra tiempo, sino que reduce errores y entrega una visión clara del estado financiero de tu negocio en tiempo real.

Pon atención a este dato: según Goldman Sachs, el costo de procesar una factura se reduce drásticamente con la automatización. Una pequeña empresa gasta alrededor de $22 dólares por cada factura gestionada de forma manual, una cifra que cae a solo $6,90 al implementar soluciones automatizadas.

• Trazabilidad: puedes configurar todo el ciclo de documentos de tu empresa (flujos de documentos parametrizables), asegurando que el proceso de compra (orden de compra, guía de recepción, factura) tenga una trazabilidad completa y genere la contabilidad automáticamente.
• Ahorro en errores: la automatización reduce los errores humanos, como errores de digitación o de cálculo en el IVA o las retenciones, garantizando la exactitud de tus estados financieros.

Ahorro de tiempo y costos: el foco está en crecer

El tiempo que como dueño del negocio pasas conciliando cuentas, buscando documentos o corrigiendo errores se puede invertir en tareas estratégicas.

• Control integral: un software contable para tu empresa te permite llevar el registro en línea de la contabilidad, ordenar tus finanzas y centralizar la información económica relevante en un solo lugar. Esta integración de datos reduce drásticamente el tiempo de cierre de mes y facilita la toma de decisiones financieras.
• Información para la decisión: las horas de gestión se reducen, permitiéndote tomar decisiones estratégicas basadas en reportes financieros generados al instante. Además, herramientas de Business Intelligence (BI) integradas transforman datos complejos en insights accionables para impulsar tu negocio.

El salto digital: Excel vs. software contable para tu pyme

Al buscar una herramienta para gestionar las finanzas de tu pyme, es común encontrarse con una disyuntiva inicial: seguir utilizando hojas de cálculo o migrar a una solución de software contable especializada. 

Es importante entender que, si bien muchas pymes inician sus registros en Excel, el crecimiento requiere una herramienta más robusta y eficiente.

Checklist: ¿qué debes considerar al elegir un sistema contable para tu pyme?

Antes de tomar una decisión, revisa estos puntos clave para asegurarte de que el sistema contable que elijas se adapte realmente a las necesidades de tu negocio:

Funcionalidades esenciales

• Permite registrar compras, ventas, pagos y cobros fácilmente.
• Genera automáticamente los asientos contables.
• Ofrece reportes contables y financieros (Balance, Estado de Resultados, Flujo de Caja).
• Puede integrarse o conectarse con otras herramientas clave, tales como sistemas de facturación, inventario o gestión de proveedores

Automatización y eficiencia

• Automatiza tareas repetitivas (como cálculo de impuestos, generación de libros).
• Minimiza la doble digitación y reduce uso de Excel, manteniendo la flexibilidad de importar o exportar datos en formato de hoja de cálculo cuando sea necesario
• Permite configurar flujos de documentos para trazabilidad completa.

Facilidad de uso

• Tiene una interfaz intuitiva y amigable, incluso para usuarios no contables.
• Ofrece capacitaciones o un centro de ayuda claro.
• No requiere conocimientos técnicos complejos para operar.

Acceso y conectividad

• Puedes tener acceso desde cualquier lugar y dispositivo.
• Soporta multiusuario y multiempresa.
• Tiene buena velocidad y disponibilidad (uptime confiable).

Seguridad y respaldo

• Cuenta con respaldo automático de datos.
• Usa cifrado y protocolos de seguridad actualizados.
• Permite configurar roles y permisos de usuario.

Centro de ayuda y acompañamiento

• Incluye servicio al cliente accesible y en español.
• Ofrece opciones de implementación asistida.
• Tiene documentación o recursos de autoayuda disponibles.

Costos y escalabilidad realista

• El modelo de precios es claro y sin costos ocultos.
• Permite elegir planes según el tamaño y necesidades reales de tu pyme.

Da el salto a la gestión integrada: tu próximo paso

Ya conoces para qué sirven los software contables y cómo un sistema integrado y basado en la nube puede transformar la gestión de tu pyme, pasando de la carga operativa a la toma de decisiones informada. 

La elección correcta te permite enfocarte en el crecimiento de tu negocio, dejando la complejidad contable en manos de un sistema confiable y automático.

¿Estás listo para dejar atrás las hojas de cálculo de Excel y la doble digitación? No esperes a que los errores o la falta de información limiten tu potencial. Contacta a nuestro equipo comercial para cotizar tu plan ideal de Manager+ ERP Contable, tu solución integral para pymes.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

A continuación, hemos reunido las objeciones y dudas más comunes que tienen los dueños de pymes al considerar un software contable.

¿Cuál es el costo de un software contable para pymes y cómo se estructura?

La mayoría de los sistemas cloud-based se ofrecen bajo un modelo de suscripción mensual o anual.

• ¿Es por usuario? Sí, generalmente el valor base se define por el número de usuarios que acceden al sistema (por ejemplo, UF 1,5 + IVA por usuario).
• ¿Puedo adaptar Manager+ a las necesidades de mi empresa?
  Sí. Manager+ ofrece distintos planes que te permiten acceder a funcionalidades clave como gestión de inventario, importaciones y mayor acompañamiento durante la implementación. Más que crecer en complejidad, el sistema te ayuda a mantener el control, trazabilidad y orden en tus procesos, desde el inicio.
• ¿La implementación tiene costo? Depende del plan. Algunos planes (como el Auto Implementación digital) son sin costo de implementación, mientras que otros con sesiones ajustadas sí tienen un valor asociado (como UF 13 + IVA para el Plan Base).

¿Cómo se garantiza la seguridad de mis datos contables?

La seguridad es una prioridad. En un sistema basado en la nube como Manager+, los datos se alojan en servidores seguros y con protocolos de cifrado robustos.

• Backups: el proveedor se encarga de los respaldos periódicos, lo que minimiza el riesgo de pérdida de información.
• Permisos de usuarios: se pueden configurar roles específicos para cada usuario, restringiendo qué información pueden ver, ingresar y editar (permisos de usuarios con roles configurables), asegurando que cada persona solo acceda a lo que necesita para su trabajo.

¿Qué tipo de atención al cliente ofrece el servicio?

Un buen Centro de Ayuda es crucial para resolver dudas operacionales o incidencias.

• Modalidades: el servicio al cliente se ofrece a través de canales como correo electrónico, teléfono o chat en línea.
• Implementación: los planes más robustos incluyen sesiones de implementación hechas a medida para asegurar que el sistema se adapte correctamente a los flujos de tu empresa, garantizando una correcta puesta en marcha.