El flujo de caja es un informe financiero en el que se registra el dinero que entra y sale de tu negocio en un periodo de tiempo, generalmente se considera un mes. El efectivo, fluye en ambas direcciones, por una parte proviene de los clientes que compran sus productos o servicios y por otro lado, el efectivo sale de tu negocio en forma de pagos de gastos, como arriendo, pagos mensuales de préstamos, impuestos y otros gastos.
Efectivo frente a efectivo real
Para algunas empresas, como restaurantes y algunos minoristas, el efectivo es realmente efectivo: moneda y papel moneda. La empresa recibe efectivo de los clientes y, a veces, paga sus facturas en efectivo. Los negocios de este tipo tienen un problema especial con el seguimiento del flujo de efectivo, porque es posible que no rastreen los ingresos a menos que haya facturas u otro papeleo.
Debes pensar en el flujo de caja como una imagen de tu cuenta corriente comercial a lo largo del tiempo. Si entra más dinero del que sale se habla de un “flujo de caja positivo” y tendrás suficiente dinero para pagar tus cuentas. Si sale más efectivo del que ingresa, corres el riesgo de sufrir un sobregiro y deberás encontrar dinero para cubrir esos sobregiros.
Por qué el flujo de caja es tan importante
La falta de efectivo es una de las principales razones por las que las pequeñas empresas fracasan. Lidiar con los problemas de flujo de caja es más difícil cuando se está iniciando una empresa ya que existen muchos gastos y es posible que no tenga aún suficientes ventas ni clientes que le estén pagando. En estos casos es bueno contar con otras fuentes de efectivo, como por ejemplo una línea de crédito disponible hasta lograr una situación de flujo de efectivo positiva.
Los primeros seis meses de una empresa son un período de tiempo crucial para el flujo de caja. Si no cuenta con suficiente dinero en efectivo para pasar este tiempo, sus posibilidades de éxito no son buenas. Los proveedores a menudo no otorgan crédito a las nuevas empresas y es posible que sus clientes quieran pagar a crédito, lo que le brinda una “crisis de efectivo” con la que lidiar.
El flujo de caja es particularmente importante para los negocios de temporada, aquellos que tienen una gran fluctuación de negocios en diferentes épocas del año, como negocios de vacaciones y negocios de verano. Administrar el flujo de caja en este tipo de negocios es complicado, pero se puede hacer con diligencia.
Efectivo vs. Ganancias:
Es posible que una empresa obtenga beneficios pero no tenga efectivo. Esto se debe a que la ganancia es un concepto contable, mientras que el efectivo, como se señaló anteriormente, es la cantidad en la cuenta corriente comercial. La ganancia no paga las facturas. Una empresa puede tener activos, como cuentas por cobrar, pero si no puede cobrar lo que se le debe, no tendrá efectivo.
Consejos para administrar su flujo de caja
Algunas formas de administrar mejor el flujo de caja de un negocio para evitar una emergencia de disponibilidad de efectivo son las siguientes.
Control de inventario. Tener demasiado inventario, inmoviliza el efectivo. Procura estimar correctamente las necesidades de tu empresa y llevar un registro.
Cobrar cuentas pendientes. Establece un cronograma de cobros, utilizando un informe de antigüedad de cuentas por cobrar como guía y en el que se pueda dar seguimiento a los deudores.
Poner fin a las relaciones no rentables. Decide cuándo es el momento de terminar una relación comercial, céntrate en tus clientes más rentables y no en el que nunca paga.
La mejor manera de realizar un seguimiento del flujo de caja en su empresa es ejecutar un informe de flujo de caja. Este informe muestra el efectivo que recibió y el efectivo pagado para mostrar la posición de efectivo de su empresa al final de cada mes considerando las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar.
Si bien hacer un flujo de caja suena bastante simple en teoría en la práctica puede ser un dolor de cabeza y es fácil cometer errores al hacerlo en forma manual. Para solucionar este problema existe el software ERP Manager con el que se puede automatizar el cálculo del flujo de caja generando resultados precisos en menos tiempo que al hacerlo en forma manual. Tener esta información en forma rápida, actualizada y accesible en todo momento es crucial para el control de recursos y la toma de decisiones.
