Cuando una empresa traslada productos o bienes desde un lugar físico a otro necesita una Guía de Despacho. Esta guía es un documento tributario cuya misión es formalizar y legalizar los detalles de una venta, transacción o intercambio.
Todo lo que debes saber
Desde el 17 de enero de 2020 todas las Guías de Despacho deben ser emitidas en formato electrónico.
De acuerdo al SII “Una Guía de Despacho debe emitirse en forma obligatoria cuando se haya optado por postergar el otorgamiento de la factura y cuando se trasladen bienes, independiente de que constituyan o no venta, la que deberá cumplir con los requisitos y características que dispone el Artículo Nº 55 de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios, en concordancia con el artículo 70 del Reglamento de la Ley Sobre Impuesto a las Ventas y Servicios.”
Se puede considerar a un paso previo a la facturación que sienta las bases y establece un límite para cursar el pago. Desde febrero de 2021 el plazo tope para esto es de 30 días, antiguamente era hasta de 4 meses lo que muchas veces generaba problemas de liquidez sobre todo en la Pymes.
¿Qué información debe incluir?
Fecha: se debe indicar la fecha correspondiente al envío de los bienes al comprador, o la fecha en la que este hará el retiro de ellas independiente de si coincide o no con la fecha en la que finalmente llegarán a su destino.
Información del vendedor y del comprador: nombre, dirección y número de Rut de ambas partes involucradas en la transacción.
Información de facturación: la factura debe estar numerada correlativamente, también debe informar el detalle y precio unitario de las especies enviadas o retiradas, y estar correctamente timbrada por el SII.
Copias: la guía de despacho debe ir en cuadruplicado. El documento original y segunda copia se entregan al comprador, quien deberá adherir el original a la factura que reciba posteriormente. El vendedor deberá conservar los duplicados de las guías durante seis años, con indicación del número de la correspondiente factura.
Patente del vehículo de traslado: ya sea que la operación constituya o no venta se debe informar la patente del vehículo seleccionado para la carga y transporte de los bienes detallados en la guía de despacho.
¿Cuándo debo emitir una guía de despacho?
En Chile, el Servicio de Impuestos Internos (SII) regula las guías de despacho, que son documentos tributarios utilizados para respaldar el traslado de bienes desde un punto a otro. Existen varios tipos de guías de despacho, cada una con una finalidad específica. Aquí te detallo los principales tipos de guías de despacho según el SII:
1. Guía de Despacho Electrónica
Este tipo de guía es la más común y se emite de forma electrónica. Es utilizada para respaldar el traslado de bienes y debe ser enviada electrónicamente al SII antes de que se realice el despacho de los bienes. Las guías de despacho electrónicas facilitan la gestión y el control tributario.
2. Guía de Despacho Manual
Aunque su uso ha disminuido con la digitalización, las guías de despacho manuales aún pueden ser utilizadas en situaciones específicas, como cuando el emisor no tiene acceso temporal a sistemas electrónicos. Estas guías deben ser emitidas en papel y cumplir con los requisitos establecidos por el SII.
3. Guía de Despacho por Venta
Se utiliza cuando los bienes son trasladados al cliente como resultado de una venta. Esta guía debe contener detalles como el número de factura asociada, la descripción de los bienes, el valor de los mismos, y los datos del comprador y del vendedor.
4. Guía de Despacho por Consignación
Este tipo de guía se emite cuando los bienes son enviados en consignación, es decir, cuando el propietario envía bienes a un consignatario (agente o intermediario) para que sean vendidos. El consignatario no adquiere la propiedad de los bienes hasta que estos son vendidos.
5. Guía de Despacho por Devolución
Se utiliza cuando se devuelven bienes que han sido previamente vendidos o entregados. Es común en situaciones donde los productos se retornan por defectos, cambios, o cualquier otra razón acordada entre las partes.
6. Guía de Despacho por Traslado Interno
Empleada para el traslado de bienes dentro de la misma empresa, como cuando se mueven inventarios entre diferentes sucursales, bodegas o puntos de venta. Este tipo de guía no implica una venta, sino simplemente un movimiento interno de inventarios.
7. Guía de Despacho por Servicios
Aunque menos común, este tipo de guía se utiliza para el traslado de bienes que serán utilizados en la prestación de servicios. Por ejemplo, equipos o herramientas que se trasladan a un sitio de trabajo.
8. Guía de Despacho de Exportación
Se usa cuando los bienes son enviados al extranjero. Esta guía debe cumplir con requisitos adicionales y ser presentada a las autoridades aduaneras como parte del proceso de exportación.
Cada tipo de guía de despacho debe contener información precisa sobre los bienes trasladados, incluyendo descripciones, cantidades, destinos y, en algunos casos, valores asociados. Es importante que las empresas utilicen el tipo correcto de guía de despacho para asegurar el cumplimiento con las regulaciones del SII y evitar sanciones.
¿Cómo emitir un guía de despacho?
La forma más fácil y eficiente de emitir una Guía de Despacho es sin duda un software de gestión como Manager+ que cuenta con un módulo especial para ventas que te permitirá controlar los negocios en curso evitando imprecisiones y duplicidad de los documentos. Cómo es 100% digital podrás generar la Guía de Despacho que necesites desde cualquier lugar o dispositivo y estará disponible para todos los involucrados en dicho proceso dentro de la empresa.
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